AI för AF-delar och upphandlingsdokument – så får anbudsteamet svar som går att kontrollera
AI kan hjälpa anbudsteamet att hitta och strukturera information i AF-delar och andra upphandlingsdokument. För att svaren ska bli användbara behöver frågorna vara tydliga, källan gå att följa och osäkerheter synas. Det är först då teamet kan kontrollera uppgifterna och fatta ett välgrundat beslut.
Att snabbt få en sammanfattning är en sak. Att förstå om ett referenskrav gäller företaget eller en namngiven person är en annan. I anbudsarbetet behöver ni ofta svar på en avgränsad fråga, med tillräckligt sammanhang för att avgöra vad den betyder för ert företag.
Börja med vilken fråga ni försöker besvara
En bred fråga som ”Är detta en bra upphandling för oss?” lämnar mycket åt tolkning. Dela i stället upp bedömningen. Fråga om omfattningen, ett visst krav, en tidpunkt eller vilket underlag som behöver lämnas.
Be om uppgift om dokument och avsnitt där svaret har stöd. Om frågan kräver flera handlingar, be att de redovisas var för sig. Då blir det lättare att skilja på information som står i underlaget och en sammanvägd tolkning.
Fem användbara frågor om AF-delar och andra handlingar
1. Vilka referenskrav finns och vem gäller de?
Be om krav på typ av uppdrag, omfattning, tidsperiod och hur erfarenheten ska styrkas. Fråga också om kravet gäller företaget eller en viss roll. Kontrollera sedan formuleringarna mot era faktiska referensprojekt.
2. Vilket ansvar ingår i åtagandet?
Fråga vad handlingarna anger om exempelvis projektering, samordning och gränser mellan olika arbeten. Be om källor till varje del. Om handlingarna verkar peka åt olika håll behöver det undersökas vidare, inte döljas i en förenklad sammanfattning.
3. Vilka datum och tidsvillkor behöver vi planera efter?
Be om sista anbudsdag, frågetid, eventuella platsbesök och de tider som anges för genomförandet. Kontrollera uppgifterna mot aktuell information i upphandlingssystemet och publicerade kompletteringar.
4. Vad behöver vi lämna in tillsammans med anbudet?
Fråga vilka svar, intyg och beskrivningar som efterfrågas samt när de ska lämnas. Kontrollera även formulär och instruktioner i upphandlingssystemet. Alla inlämningsmoment behöver inte framgå av en enskild PDF.
5. Vilka delar behöver fortfarande förtydligas?
Be om en lista med oklara punkter och vilket underlag bedömningen bygger på. Skilj mellan att en uppgift saknas i det analyserade materialet och att den saknas i hela upphandlingen.
Vad bör ett kontrollerbart svar innehålla?
Ett användbart svar behöver vara mer än ett självsäkert påstående. Kontrollera följande när ni granskar resultatet:
- Tydlig källa: Vilket dokument och avsnitt stöder uppgiften?
- Rätt sammanhang: Finns villkor, undantag eller hänvisningar i texten runt omkring?
- Vem och när: Gäller kravet leverantören, personalen, leveransen eller genomförandet?
- Synlig osäkerhet: Framgår vad som inte kunnat avgöras?
- Avgränsning: Vilka handlingar och versioner har svaret kunnat utgå från?
En källhänvisning hjälper er hitta stödet för en uppgift. Den garanterar inte i sig att hela slutsatsen är korrekt. Läs avsnittet och kontrollera vad det betyder i den aktuella upphandlingen.
Kontrollera att ni arbetar med aktuellt underlag
Upphandlingsdokument kan kompletteras och frågor besvaras under anbudstiden. Ta därför reda på vilka handlingar som finns i analysen och vilka nya uppgifter ni behöver granska separat.
Ett svar som var användbart vid första genomgången behöver kontrolleras igen om underlaget ändras. Upphandlingsmyndighetens vägledning om att förbereda anbud beskriver arbetet med dokument, krav och frågor inför inlämning.
Använd svaren för att fördela kontrollarbetet
Gör en gemensam lista med fråga, preliminärt svar, källa, ansvarig och nästa kontroll. En teknisk fråga kan behöva gå till produktionen. En ekonomisk förutsättning kan behöva kontrolleras av någon annan i teamet.
Om en avgörande formulering är oklar bör ni använda upphandlingens angivna kanal för frågor. Ett AI-svar kan hjälpa er formulera vad som behöver redas ut, men ersätter inte beställarens besked.
Se även vår checklista för granskning före kalkyl för vilka områden som kan vara viktiga i det första beslutet.
Så arbetar ReBids assistent
ReBids AI-assistent svarar utifrån upphandlingens dokument och visar källhänvisningar. Ni kan fråga om bland annat krav, omfattning, tider och utvärdering och använda svaren för fortsatt granskning.
Det ger anbudsansvariga och kalkylatorer stöd för att snabbare hitta relevanta delar av underlaget. Beslutet om hur kraven ska bedömas och om företaget ska lämna anbud ligger hos teamet. Läs mer om ReBids assistent och hur ni kan utvärdera stödet med egna upphandlingar.
Vanliga frågor om AI och upphandlingsdokument
Räcker det att be AI sammanfatta AF-delen?
En sammanfattning kan ge en första överblick. Avgörande krav behöver undersökas mer specifikt och kontrolleras i sitt sammanhang.
Vad gör vi om svaret saknar källa?
Be om stöd i dokumenten. Om uppgiften inte kan verifieras ska den behandlas som osäker tills teamet har undersökt den vidare.
Betyder ett uteblivet AI-fynd att ett krav inte finns?
Nej. Kontrollera sökningens omfattning och relevanta handlingar. Skilj alltid mellan att något inte hittats och att det inte förekommer.
Ställ era frågor till en upphandling
Vi visar hur ReBids assistent kan hjälpa anbudsteamet hitta svar och kontrollera dem mot källorna.
Boka en demo av ReBid